Une demande de congé s’anticipe par écrit, en respectant un préavis de 2 mois pour un congé sans solde de plus de 6 mois selon l’article L3142-28 du Code du travail. La lettre doit mentionner les dates exactes et le motif pour sécuriser votre retour en poste.
Le modèle de lettre : lettre de demande de congé
Les passages en bleu se remplacent d’un clic ; la lettre se télécharge ensuite en Word ou en PDF.
Adresse
Code postal Ville
Téléphone
Adresse e-mail
Nom de l'entreprise
Adresse
Code postal Ville
Madame, Monsieur,
Titulaire du poste de responsable de rayon depuis le 1er mars 2021, je sollicite par la présente un congé sans solde d’une durée de huit mois, du 5 janvier 2027 au 4 septembre 2027 inclus.
Ce congé répond à un projet personnel de formation certifiante en gestion forestière qui nécessite une présence à temps plein sur la période indiquée. Mon retour en entreprise est prévu le 5 septembre 2027, à mon poste actuel ou à un poste équivalent conformément aux dispositions de la convention collective Commerce de détail non alimentaire.
Je reste à votre disposition pour organiser le transfert de mes dossiers en cours et pour former, durant le mois de décembre 2026, la personne qui assurera mon intérim.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.
Prénom Nom
Pièce jointe : attestation d’inscription à la formation
Tous les cas : lettre de demande de congé
Ce que votre employeur vérifie dans une demande de congé
Le service RH examine trois points avant de répondre.
- Le respect du délai de préavisUn congé sabbatique exige un courrier reçu au moins 1 mois avant le départ. Pour un congé sans solde supérieur à 6 mois, la loi impose 2 mois. Un envoi hors délai autorise l’employeur à reporter votre absence.
- La date de retour préciseIndiquez un jour calendaire exact, pas une approximation. La date de reprise détermine le calcul de votre ancienneté au retour et le maintien de votre couverture prévoyance pendant l’absence.
- L’ancienneté minimale requisePour un congé sabbatique, vous devez justifier de 36 mois d’ancienneté dans la branche professionnelle, dont 12 mois dans l’entreprise. Sans cette condition, la demande est irrecevable.
- La convention collective applicableCertaines conventions, comme celle de la Métallurgie, prévoient un maintien partiel du salaire pendant un congé familial. Votre lettre doit citer le texte conventionnel si vous demandez ce maintien.
Les termes précis pour une lettre de demande de congé
Chaque mot employé engage un droit ou un délai.
- Délai légal entre la réception de votre courrier par l’employeur et votre premier jour d’absence. Écrivez « Je respecte le préavis de deux mois prévu à l’article L3142-28 du Code du travail ».
- Votre contrat n’est pas rompu mais mis entre parenthèses. Utilisez cette formule pour rassurer : « Cette suspension n’emporte pas rupture de mon contrat de travail ».
- Absence non rémunérée accordée par l’employeur. Précisez-le dans l’objet : « Demande de congé sans solde pour convenance personnelle ».
- Droit légal pour les salariés ayant 6 ans d’activité professionnelle. Mentionnez « congé sabbatique » et non « année sabbatique » pour activer la protection de l’article L3142-28.
- Motif légal de congé (mariage, naissance, décès). Indiquez le lien de parenté : « congé pour événement familial suite au décès de mon père ».
- Disposition conventionnelle rare. Écrivez « Je demande le maintien de salaire prévu par l’article 24 de la convention collective » uniquement si vous l’avez vérifié.
- Preuve de la date de dépôt de votre demande. Conservez-le avec la copie de la lettre pour faire courir le préavis.
Deux autres versions de la lettre
Variante : demande de congé pour événement familial
Pour un décès, un mariage, un Pacs ou une naissance, le délai de préavis n’existe pas mais l’information doit être immédiate.
Je vous informe de mon absence du 26 septembre 2026 au 28 septembre 2026 pour le décès de mon père, survenu ce jour.
Conformément à l’article L3142-1 du Code du travail, ce congé pour événement familial est de droit. Je reprendrai mon poste le 29 septembre 2026 à 8 heures.
Je vous transmets en pièce jointe le certificat de décès.
Variante : demande de congé sabbatique
Vous justifiez de 6 ans d’activité professionnelle et d’au moins 12 mois dans l’entreprise actuelle.
Je remplis les conditions d’ancienneté requises par l’article L3142-28 du Code du travail : 72 mois d’activité professionnelle dont 24 mois au sein de Nom de l’entreprise.
Je demande un congé sabbatique de 11 mois, du 3 février 2027 au 2 janvier 2028. Ce projet est consacré à la rénovation d’une longère dans le Cantal.
Je propose de vous rencontrer avant le 15 décembre 2026 pour définir les modalités de mon remplacement temporaire.
Comment envoyer votre lettre de demande de congé
- 1
Doublez l’envoi
Postez la lettre en recommandé avec accusé de réception et remettez une copie en main propre au service RH. Faites dater et signer cette copie.
- 2
Conservez l’accusé de réception
Le cachet de La Poste fait foi pour le point de départ du préavis. Scannez l’accusé dès réception et archivez-le dans votre dossier personnel, hors de l’entreprise.
- 3
Relancez à J+5 si pas de réponse
L’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour répondre à un congé sabbatique. Sans réponse sous 30 jours, l’accord est réputé acquis. En pratique, relancez par e-mail à J+5 pour confirmer la bonne réception.
Les erreurs qui fragilisent une demande de congé
- Envoyer la lettre sans recommandé
Sans accusé de réception, vous ne prouvez pas la date de dépôt. L’employeur peut alors contester le respect du préavis et refuser le congé.
- Demander un congé sans solde sans préciser la durée
Une demande sans date de retour permet à l’employeur de considérer que vous avez abandonné votre poste. Inscrivez toujours le jour exact de reprise.
- Confondre congé sans solde et congé sabbatique
Le congé sans solde est une faveur que l’employeur peut refuser. Le congé sabbatique est un droit si vous remplissez les conditions d’ancienneté. Ne demandez pas l’un en croyant bénéficier des protections de l’autre.
- Omettre la convention collective
Si votre convention prévoit un maintien de salaire ou un délai spécifique, ne pas la citer vous prive de cet avantage. Vérifiez le texte applicable à votre branche avant d’écrire.
Questions fréquentes : lettre de demande de congé
Quel est le délai pour envoyer une lettre de demande de congé sans solde ?
Pour un congé sans solde de plus de 6 mois, l’article L3142-28 impose un préavis de 2 mois. Pour une durée inférieure, aucun délai légal n’est fixé : le préavis dépend de votre convention collective ou d’un usage dans l’entreprise. Envoyez toujours la lettre au moins 1 mois avant pour permettre l’organisation du service.
L’employeur peut-il refuser une demande de congé sabbatique ?
L’employeur ne peut refuser un congé sabbatique que si vous ne remplissez pas les conditions d’ancienneté (6 ans d’activité professionnelle, 12 mois dans l’entreprise) ou s’il estime, après consultation du CSE, que votre absence aura des conséquences préjudiciables sur la production. Ce refus doit être motivé et notifié dans les 30 jours suivant votre demande.
Comment écrire une lettre de demande de congé pour raison familiale ?
Indiquez le motif précis (décès, mariage, naissance) et le lien de parenté. Joignez le justificatif correspondant : certificat de décès, livret de famille. La lettre peut être remise en main propre le jour même, car le congé pour événement familial prend effet immédiatement.
Faut-il envoyer une lettre de demande de congé en recommandé ?
Oui, le recommandé avec accusé de réception prouve la date de dépôt et fait courir le préavis. Doublez toujours cet envoi par une remise en main propre contre signature. Conservez les deux preuves hors de l’entreprise.
Que doit contenir une lettre de demande de congé sans solde ?
Elle doit mentionner la date de début, la date de fin, le motif du congé et la date de reprise prévue. Ajoutez une référence à l’article L3142-28 si la durée dépasse 6 mois. Proposez une solution pour votre remplacement temporaire afin de faciliter l’acceptation.
