La procuration pour état des lieux permet à un proche de vous représenter lors de la visite contradictoire. L'article 1984 du Code civil n'impose aucun formalisme, mais un écrit daté et signé évite toute contestation sur l'étendue du mandat.
Le modèle de lettre : lettre de procuration pour un état des lieux
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Adresse complète
Téléphone
Adresse de l'agence
Madame, Monsieur,
Je soussigné(e) Prénom Nom, né(e) le date de naissance à lieu, demeurant adresse complète, donne procuration à Prénom Nom du mandataire, né(e) le date à lieu, demeurant adresse, à l'effet de me représenter lors de l'état des lieux [d'entrée / de sortie] du logement siuté adresse du logement, prvu le date à heure.
Le mandataire pourra signer le procès-verbal d'état des lieux, y porter toute mention ou réserve nécessaire et procéder à la remise ou à la restitution des clés.
La présente procuration est établie sans contrepartie financière et est valable pour cette seule opération. Elle est consentie pour la durée nécessaire à la réalisation de l'état des lieux et prend fin de plein droit à l'issue de cette dernièe.
Démarches & réclamationsLettre de témoignage en faveur d’un collègueUne copie de ma pièce d'identité est jointe à cette procuration.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée.
Prénom Nom
Pièce jointe : copie de la pièce d'identité du mandant
Procuration pour un état des lieux : ce que le mandataire doit savoir
La procuration engage votre responsabilité pour les éventuels dégâts non contestés par votre représentant.
- Identité précise du mandataireIndiquez ses nom, prénom, date et lieu de naissance. Une pièce d'identité du mandant renforce la confiance du bailleur.
- Étendue du pouvoirLimitez le mandat à la signature de l'état des lieux et aux réserves. Toute autre décision (comme accepter un devis de réparation) nécessite une procuration distincte.
- Date et signature manuscriteLa signature du mandant est obligatoire. Une procuration non signée ou sans date peut être refusée par le bailleur.
- Durée de validitéLa procuration expire automatiquement une fois l'état des lieux terminé. Mentionnez-le pour éviter une utilisation abusive.
- Article 1984 du Code civilCet article dispose que le mandat peut être verbal, mais un écrit probant protège toutes les parties en cas de litige.
Le vocabulaire de la procuration d'état des lieux
Maîtriser ces termes évite les confusions entre le mandant, le mandataire et le bailleur.
- Personne qui donne procuration. Dans la lettre, utilisez « je soussigné(e), mandant ».
- Personne qui reçoit le pouvoir. Écrivez « je donne procuration à [Nom], mandataire ».
- Visite en présence du bailleur et du locataire (ou leurs représentants). La procuration permet d'y participer.
- Annotation sur l'état des lieux signalant un défaut. Le mandataire peut inscrire des réserves au nom du locataire.
- Document officiel signé par les deux parties. Le mandataire le signe pour le compte du mandant.
- Procuration limitée à un acte précis, ici l'état des lieux. Elle évite tout dépassement de pouvoir.
- La procuration est présumée gratuite, sauf convention contraire. Précisez qu'elle l'est.
- Le mandataire doit accepter la mission. Mentionnez qu'il accepte expressément dans la procuration.
Deux autres versions de la lettre
Variante : procuration pour une agence immobilière
Lorsque l'état des lieux est géré par une agence qui exige un modèle standardisé.
Je soussigné(e) Prénom Nom, donne procuration à Prénom Nom, mandataire, à l'effet de me représenter pour l'état des lieux d'entrée du logement situé adresse, géré par votre agence.
Le mandataire est habilité à signer le document d'état des lieux, à émettre des réserves et à recevoir les clés. Je déclare avoir pris connaissance de la grille de vétusté que vous appliquez.
Démarches & réclamationsAttestation sur l’honneur pour un emploi CESUCette procuration est valable uniquement pour cet état des lieux et pour la durée de la visite.
Variante : procuration entre colocataires
Lorsque le colocataire sortant donne procuration à celui qui reste pour l'état des lieux de sortie.
Je soussigné(e) Prénom Nom, colocataire sortant du logement situé adresse, donne procuration à Prénom Nom, colocataire restant, pour me représenter lors de l'état des lieux de sortie avec le bailleur Nom.
Le mandataire pourra signer le procès-verbal, y porter des réserves concernant les parties communes et ma chambre, et restituer mon jeu de clés.
J'autorise également le mandataire à percevoir, le cas échéant, le remboursement de ma part du dépôt de garantie, dans la limite de montant euros.
Comment remettre la procuration pour l'état des lieux
- 1
Imprimez et signez
Imprimez la procuration en deux exemplaires. Signez chaque exemplaire de façon manuscrite, sans oublier la date.
- 2
Joignez votre pièc d'identité
Une copie recto-verso de votre carte d'identité ou passeport est indispensable pour que le bailleur véifie votre signature.
- 3
Confiez l'original au mandataire
Donnez l'original au mandataire avant l'état des lieux. Il pourra le présenter au bailleur ou à l'huissier.
- 4
Envoyez une copie au bailleur
Transmettez une copie scannée par e-mil au bailleur ou à l'agence, en précisant dans le message la date et l'heure de l'état des lieux.
- 5
Conservez l'autre exemplaire
Gardez un exemplaire signé, daté, en cas de litige ultéieur. Il prouvera que le mandataire agissait dans la limite de ses pouvoirs.
Les erreurs qui rendent une procuration d'état des lieux inutilisable
- Oublier la signature du mandant
Une procuration non signée est nulle. Le bailleur refusera le mandataire. Vérifiez que votre signature est identique à celle de votre pièce d'identité.
- Confier une procuration sans pièce d'identité
Sans copie de la carte d'identité du mandant, le bailleur peut douter de l'authenticité du document. Joignez toujours la copie.
- Donner un mandat trop large
Écrire « pour tout acte de gestion » expose à des dérives. Limitez strictement le pouvoir à l'état des lieux et à la remise des clés.
- Omettre la date
Une procuration non datée peut être contestée. Sans date, rien ne prouve qu'elle a été signée avant l'état des lieux. Inscrivez la date du jour de signature.
Questions fréquentes : lettre de procuration pour un état des lieux
Est-ce que la procuration doit être notariée ?
Non, la procuration pour état des lieux est un mandat sous seing privé. Aucun notaire ni enregistrement n'est requis en application de l'article 1984 du Code civil.
Puis-je donner procuration à mon conjoint ?
Oui, votre conjoint, même non pacsé ou non marié, peut être mandataire. Précisez son lien de parenté si vous le souhaitez mais ce n'est pas obligatoire.
Le bailleur peut-il refuser mon mandataire ?
Le bailleur ne peut pas refuser arbitrairement un mandataire dûment muni d'une procuration valide. En cas de refus, l'état des lieux peut être réalisé en votre absence, mais le procès-verbal devra vous être transmis pour signature.
Combien de temps la procuration est-elle valable ?
La procuration pour état des lieux expire dès que la visite est terminée et le procès-verbal signé. Elle ne vaut que pour cet acte précis.
Dois-je envoyer la procuration en recommandé ?
La procuration n'est pas un courrier de notification. Remettez-la en main propre le jour de l'état des lieux ou envoyez une copie scannée par e-mail en avance. Le recommandé est inutile.
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